(2004) NOR JUSE0440025C formation continue des personnels de l’administration pénitentiaire

BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 93 (1er janvier - 31 mars 2004)

Circulaires de la direction de l’administration pénitentiaire
Signalisation des circulaires du 1er janvier au 31 mars 2004

Circulaire relative à la politique de formation continue des personnels de l’administration pénitentiaire

AP 2004-04 RH3/27-01-2004
NOR : JUSE0440025C

Administration pénitentiaire

Formation continue
 

POUR ATTRIBUTION

Directeurs régionaux des services pénitentiaires - Chef de la mission des services pénitentiaires de l’outre-mer - Directeur de l’ENAP - Sous-directeurs - Chef de l’inspection des services pénitentiaires - Chef du service de la communication et des relations internationales

- 27 janvier 2004 -

La formation continue, levier essentiel pour l’accomplissement des politiques pénitentiaires et la gestion des ressources humaines, constitue une activité dont la mise en oeuvre est largement déconcentrée. Elle doit cependant satisfaire aux objectifs et besoins généraux de l’administration pénitentiaire.

La présente circulaire a pour objet la définition de ce cadre permanent. Elle précise :

1° Les finalités des politiques déconcentrées de formation continue ;

2° Les principes d’action pour la mise en œuvre de cette politique ;

3° Les orientations fondamentales de formation continue liées aux missions confiées à l’administration pénitentiaire.

Si les plans régionaux de formation doivent s’inscrire dans le cadre des principes énoncés par cette circulaire, ceux-ci doivent être modulés en fonction des réalités et des besoins propres à chacune des régions pénitentiaires.
La présente circulaire est complétée annuellement par une note fixant des objectifs opérationnels propres à chaque direction régionale.

I. - LES FINALITES DES POLITIQUES DECONCENTREES DE FORMATION CONTINUE

1. L’accomplissement des missions et la modernisation du service public pénitentiaire

La formation des personnels pénitentiaires constitue un enjeu stratégique pour l’administration pénitentiaire dans l’effort de modernisation qu’elle doit poursuivre pour mieux accomplir les missions qui lui sont imparties.
L’administration pénitentiaire, confrontée à de fortes contraintes et à un contexte en évolution constante, est tenue d’adapter ses modes d’intervention et d’assurer la meilleure adéquation des qualifications et des compétences de ses personnels aux besoins pour rendre davantage performante l’action de ses services. Par ailleurs, le renouvellement constant de ses personnels nécessite un effort accru de formation des nouveaux agents.
Ainsi, la formation des personnels apparaît comme l’un des leviers majeurs de la nécessaire professionnalisation des acteurs et de l’adaptation des compétences des personnels. Elle accompagne en outre la mobilité professionnelle et la promotion sociale, facteurs de motivation et d’enrichissement professionnels.
La formation continue a fait l’objet, au cours de ces dernières années, d’un investissement très important qui doit, à tous les niveaux, se poursuivre et se démultiplier afin que les personnels, au sein des services, puissent mener à bien l’effort de modernisation qui leur incombe.

2. Un droit et une obligation partagée et réciproque entre l’administration pénitentiaire et ses personnels

Conformément aux dispositions du décret n° 85-607 du 14 juin 1985 relatif à la formation professionnelle des fonctionnaires de l’Etat et de l’article D. 216 du code de procédure pénale, la formation des personnels pénitentiaires est à la fois un droit et une obligation.
L’article 6 du décret précité indique que " les fonctionnaires peuvent être tenus de suivre les actions de formation prévues afin de maintenir ou de parfaire leur qualification professionnelle et d’assurer leur adaptation aux nouvelles fonctions qu’ils peuvent être amenés à exercer, à l’évolution des techniques ou des structures administratives ainsi qu’à l’évolution culturelle, économique et sociale ".
L’article D. 216 précité dispose que " le personnel des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire est tenu de parfaire ses connaissances professionnelles dans les conditions qui sont fixées par l’administration centrale. Il a l’obligation de participer aux cours et stages de formation ou de perfectionnement assurés à l’Ecole nationale de l’administration pénitentiaire, dans le cadre du dispositif déconcentré de formation continue ou par tout autre organisme ".
Ces principes doivent trouver leur traduction concrète dans l’organisation du service des agents qui doit considérer le temps consacré aux actions de formation prévues à l’article 6 du décret cité ci-dessus comme un temps de service. Cette pratique déjà en vigueur dans un certain nombre d’établissements pénitentiaires doit être généralisée à tous. En revanche, il est rappelé que les actions organisées ou agréées par l’administration ou à son initiative en vue de la préparation aux examens et concours administratifs ainsi que les actions choisies par les fonctionnaires en vue de leur formation personnelle ne bénéficient pas de cette disposition.
Il appartient aux chefs de service déconcentrés de traduire ces principes dans les plans de formation arrêtés aux échelons régionaux et locaux.

3. Un moyen privilégié au service de la conduite de l’action administrative

La politique de formation continue des personnels n’est pas une fin en soi. Elle constitue un moyen privilégié pour l’accomplissement des missions imparties à l’administration pénitentiaire et dans la mise en oeuvre des réformes qui lui sont fixés.
Elle doit s’inscrire dans la logique de management par objectifs. La politique déconcentrée de formation doit combiner les orientations nationales avec les objectifs opérationnels propres aux structures déconcentrées. Elle ne doit pas apparaître uniquement sous la forme d’un catalogue d’offres de formation mais doit être sous-tendue par une politique qui structure cette offre de formation.
La formation continue est placée sous la responsabilité des directeurs régionaux des services pénitentiaires qui disposent de l’ensemble des acteurs régionaux de la formation afin d’élaborer les plans régionaux de formation, lesquels doivent s’inscrire au plus près de la réalité des besoins des établissements et services et des situations de travail, puis de les mettre en oeuvre, enfin d’en rendre compte.
Le directeur de l’Ecole nationale d’administration pénitentiaire veille à proposer une offre de formation continue conforme à ces orientations, notamment à l’égard des cadres, des formateurs et des spécialistes au profit desquels une unité de conception et d’enseignement des pratiques professionnelles est une absolue nécessité. Il pourra également proposer des formations en partenariat, en premier lieu, avec les écoles du ministère de la justice, mais aussi avec les autres écoles du réseau de service public.
Il veillera à développer la part des actions de formation conçues par l’Ecole mais réalisées au sein des régions pénitentiaires au plus près des agents.

II. - LES PRINCIPES D’ACTION

1. La formation, moyen d’action privilégié pour accompagner les agents dans le déroulement de leur parcours professionnel

1° A l’égard des agents stagiaires, la formation d’adaptation à l’emploi constitue une priorité. Les chefs d’établissement et personnels d’encadrement, ainsi que tout agent titulaire se doivent de favoriser l’adaptation à l’institution et l’intégration au service des nouveaux agents afin d’aider à leur positionnement professionnel et à la maîtrise des compétences liées à leur emploi.

2° Un certain nombre de personnels ne bénéfice pas de formation à l’occasion de leur recrutement dans l’administration pénitentiaire. Il s’agit, d’une part, de personnel appartenant à des corps pour lesquels aucune formation statutaire n’est prévue et, d’autre part, d’agents recrutés par voie de détachement et de contractuels. L’intégration de ces personnels au sein de l’administration pénitentiaire à travers la réalisation d’actions de formation adaptées à leur profil est à développer.

3° Plus largement, tout agent nouvellement affecté sur un poste doit bénéficier d’un accompagnement en vue d’une adaptation à l’emploi ou à la fonction selon des modalités adaptées. Le principe du suivi de formation à la prise de poste est à développer plus particulièrement sur les aspects liés :

- au niveau de responsabilité exercée et aux relations professionnelles à établir (visite des services partenaires et correspondants) ;

- aux spécificités des structures d’affectation (visite de l’établissement et des locaux) ;

- éventuellement, à la maîtrise de la technicité liée à la fonction exercée si elle n’a pas été acquise préalablement (greffe, service des agents, service des ressources humaines, gestion du patrimoine et des équipements...).

4° L’accompagnement des agents dans l’évolution de leur parcours professionnel se traduit par la réalisation de formations préparant aux examens et concours administratifs. Les agents doivent être incités à suivre des formations leur permettant d’enrichir leur culture générale. Celles-ci doivent être assurées de manière permanente et peuvent recourir aux méthodes d’autoformation ou d’enseignement à distance.

2. La formation, moyen d’action privilégié pour réaliser les missions de l’administration pénitentiaire

1° Favoriser l’émergence des compétences professionnelles individuelles et collectives en :

- concevant des activités de formation susceptibles d’optimiser la cohésion d’équipe de travail et/ou d’accompagner les personnels affectés à des postes particulièrement difficiles ;

- développant les lieux et moments d’échanges entre agents (groupes de paroles, supervisions, forums thématiques, jeux de rôles...) en vue notamment d’accroître la qualité du travail pluridisciplinaire et en équipe ;

- permettant le coaching de cadres confrontés à des situations de crise ou pilotant des projets particulièrement lourds, etc.

2° Développer l’usage des technologies de l’information et de la communication (TIC), levier privilégié pour moderniser les pratiques professionnelles.

Parallèlement à la diffusion et au développement dans les services des outils et produits qui s’y rapportent, l’appropriation de l’environnement informatique par la formation des utilisateurs doit être favorisée. Il en est ainsi plus particulièrement de la connaissance, de la maîtrise et de l’usage des applications nationales telles que GIDE, OMAP, MOUVE ou SIEC.

3° Capitaliser les savoirs de l’institution et la technicité des agents :

- l’ENAP est chargée d’élaborer les documents d’information et les supports d’autoformation sur les thèmes relatifs à l’institution pénitentiaire, à ses règles et procédures de fonctionnement, aux spécificités des personnes placées sous main de justice et à leur prise en charge. Ces outils pédagogiques permettent d’harmoniser les contenus de
formation et de privilégier les méthodes pédagogiques actives. Ils sont à réactualiser périodiquement et susceptibles d’être diffusés électroniquement ;

- elle produit et diffuse, après validation par l’administration centrale, les mémentos et guides des pratiques professionnelles (gestion de la connaissance) des métiers de l’administration pénitentiaire en s’appuyant en tant que de besoin sur les services déconcentrés. Selon la même procédure, ces derniers peuvent prendre l’initiative
d’élaborer tous documents nécessaires à la formation ou à la connaissance des pratiques professionnelles.

4° Optimiser les dispositifs de formation déconcentrés en :

- favorisant les formations d’initiative locale réalisées sur site pour répondre à des projet de services ou d’établissement particuliers. Le plan régional de formation réalise la synthèse de ces projets spécifiques ;

- élaborant des dispositifs d’évaluation de la formation permettant de mesurer l’adéquation entre les réponses apportées et les besoins identifiés mais aussi les effets de la formation en situation de travail, par le biais notamment des entretiens de formation (évaluation par agent) et d’évaluations plus globales (par stages, domaines, projets...) ;

- développant le recours au référentiel emplois compétences en matière de formation. Cet outil permet de cerner, à partir d’un contenu d’emploi, les activités essentielles et les compétences requises pour son exercice. Il peut donc préparer une évaluation plus fine des besoins individuels et collectifs de formation et faciliter la détermination des contenus pédagogiques.

5° Situer les problématiques professionnelles de l’administration pénitentiaire dans un contexte européen en :

- développant la connaissance et l’intégration dans les pratiques des principes fondamentaux et des recommandations issus de la Convention européenne des droits de l’homme et de la jurisprudence de la Cour européenne des droits de l’homme ;

- permettant la découverte des systèmes pénitentiaires européens et des pratiques professionnelles développées dans les différents pays de l’Union européenne via notamment l’organisation et l’exploitation pédagogique de rencontres interinstitutionnelles et internationales.

6° Assurer la promotion des formations aux langues étrangères dans le cadre de l’observation et de la communication avec les personnes placées sous main de justice. Le choix des langues étrangères est lié aux besoins propres à chaque établissement.

III. - LES ORIENTATIONS DE FORMATION CONTINUE LIEES AUX MISSIONS CONFIEES A L’ADMINISTRATION PENITENTIAIRE

Les plans régionaux de formation continue doivent comporter de manière constante des actions de formation à caractère institutionnel en lien avec les missions du service public pénitentiaire et les fonctions d’administration générale et de gestion économique et patrimoniale.

1. Garde et insertion

1.1. La mission de garde

1° La réglementation pénitentiaire et la procédure disciplinaire applicable aux détenus sont des thèmes à développer dans les plans régionaux et locaux de formation en direction :

- d’une part, des cadres (rappel des textes existants, étude de la jurisprudence, nouvelles procédures, utilisation de ces textes et procédures comme outils de gestion de la PPSMJ et outils de management du personnel) ;

- d’autre part, du personnel de surveillance pour lui permettre de connaître et d’appliquer ces textes (connaissance des textes existants et nouveaux, maîtrise des procédures d’application, connaissance de l’évolution de la procédure, rédaction du compte rendu d’incident et pratique de l’enquête, intervention en commission de discipline).

S’agissant des gradés, la maîtrise de l’enquête et des écrits professionnels s’y rapportant représente un objectif fort.

2° La sécurité.

Les thèmes suivant sont à développer dans les plans régionaux de formation :

- la maîtrise des règles de sécurité et d’intervention dans l’exercice des fonctions de surveillance (gestes professionnels et techniques d’intervention, lutte contre l’incendie et utilisation de l’appareil respiratoire individuel, secourisme) est un objectif prioritaire ;

- concernant l’obligation de former les agents au tir et à l’usage des armes et de la force (circ. NOR : JUSE9840004C du 1er juillet 1998 relative à l’usage de la force et des armes dans les établissements pénitentiaires), il s’agit de rendre régulière et continue la participation des personnels de surveillance à des sessions de formation et à des exercices de tir ;

- il est également important d’organiser des opérations de sensibilisation des personnels de surveillance à la lutte contre l’entrée et la circulation de drogues dans les établissements pénitentiaires ;

- la pratique d’activités sportives favorisant d’une part la maîtrise de soi dans le cadre de l’exercice professionnel (self-défense, autres sports de défense, sports collectifs) et d’autre part le maintien en condition physique des personnels de surveillance sont des axes à privilégier.

3° Les fonctions de greffe.

Compte tenu de leur caractère essentiel, il est nécessaire de consolider et développer les compétences techniques indispensables à l’exercice des fonctions de greffe des établissements pénitentiaires tant à l’égard des personnels que des responsables (maîtrise des procédures et des techniques du greffe pour les personnels nouvellement affectés, modification des pratiques professionnelles générée par l’implantation de GIDE, suivi des écrous et exécution de la peine).
Ce thème est à développer dans le programme de formation continue de l’ENAP, et dans les plans régionaux de formation des directions régionales.

1.2. La mission d’insertion et la prise en charge des personnes sous main de justice

Il convient de poursuivre la réalisation de formations visant :

1° Au développement des compétences des agents sur les thèmes et domaines relatifs à la connaissance de l’institution et aux dispositifs liés à l’incarcération (informatisation de la détention/GIDE) et à ses principes de fonctionnement ;

2° Aux spécificités des personnes placées sous main de justice ainsi que celles du contexte de la prise en charge (mineurs incarcérés, phénomènes de violence, déviance sexuelle, troubles du comportement, cultures étrangères et droit des étrangers, vieillissement de la population incarcérée, déstructuration, indigence, nouvelles formes de criminalité, gestion des longues peines...) ;

3° A l’éducation pour la santé, à la prévention des risques sanitaires, des maladies infectieuses, des conduites addictives, stupéfiants et toxicomanies, pour l’accès à la culture, à l’enseignement et à la formation professionnelle dans le cadre d’une approche globale.

Des outils méthodologiques, permettant aux agents de parfaire leur comportements professionnel en vue d’assurer une prise en charge optimale de la PPSMJ, doivent être enseignés dans le cadre de sessions spécifiques (gestion du stress et de la peur, prévention des suicides, appréhension des phénomènes de violence, prévention des conflits, techniques de communication non violente, approche psychologique du détenu, techniques d’observation, etc.).
Il importe de développer les formations relatives à la juridictionnalisation de l’exécution des peines pour tous les acteurs concernés par celle-ci.
Enfin, il est nécessaire que les agents membres de droit des associations socioculturelles et sportives et ceux en charge du secteur associatif dans les directions régionales des services pénitentiaires et les SPIP, connaissent le droit des associations et les modalités de contrôle afférentes.
Ces thèmes sont à développer de manière complémentaire dans les plans régionaux et locaux de formation et dans le programme de formation continue de l’ENAP.

2. Administration générale et gestion économique et patrimoniale

2.1. Management et gestion des ressources humaines

Dans le cadre de la déconcentration, il s’agit de former les agents à la gestion locale des ressources humaines.
Des formations à la négociation sont à prévoir dans le cadre de la mise en place des comités techniques paritaires locaux et du dialogue social local.
Un accompagnement à la prise de fonction de responsable des ressources humaines dans les services déconcentrés est à prévoir. Ce thème est à développer dans le programme de formation continue de l’ENAP.
Des formations à la négociation sont à prévoir dans le cadre de la mise en place des comités techniques paritaires locaux et du dialogue social local.
Il convient également de permettre aux agents de produire les actes administratifs déconcentrés au fur et à mesure de la mise en place effective de la déconcentration. Ce thème, qui figure dans le programme de formation continue de l’ENAP, est à développer dans les plans régionaux de formation.
Le renforcement des compétences managériales des cadres de direction et cadres intermédiaires qui exercent ou sont amenés à exercer des fonctions dans les services déconcentrés vise à favoriser l’acquisition effective de techniques de management et de techniques de communication, qu’il s’agisse de communication au sein de l’institution (communication interne), dans le cadre du dialogue social ou avec les médias (communication institutionnelle).
L’action des services pénitentiaires s’inscrivant toujours plus dans le cadre de politiques publiques interministérielles, ou de partenariats avec d’autres collectivités publiques, un effort particulier est à réaliser pour développer les compétences en matière de conduite de projets partenariaux afin de rendre cette action la plus efficiente.
Ces thèmes sont à développer dans le programme de formation continue de l’ENAP. Ils peuvent faire l’objet d’actions spécifiques liées à des projets de service, dans les plans régionaux et locaux de formation.
Enfin, les notions de responsabilités à la fois administrative et pénale des chefs de services déconcentrés doivent faire l’objet de sessions particulières, dont l’ENAP devra prévoir l’organisation.
La mise en place et le fonctionnement des comités d’hygiène et de sécurité spéciaux sont à accompagner notamment par la formation de leurs membres ; parallèlement, la formation des agents chargés de la mise en oeuvre des règles d’hygiène et de sécurité est à poursuivre. Ce thème est à développer dans les plans régionaux et locaux de formation.

2.2. La gestion économique et patrimoniale

Les personnels qui exercent des fonctions de gestion administrative et budgétaire au sein des services déconcentrés (comptable publique, économe, chef de l’unité économique et financière, contrôleur de gestion, etc.) doivent pouvoir bénéficier d’actions propres à la maîtrise des compétences liées à leurs fonctions. Ce thème, qui figure dans le programme de formation continue de l’ENAP, est à développer dans les plans régionaux de formation.
Les marchés de fonctionnement des établissements pénitentiaires à gestion mixte 2002-2009 doivent faire l’objet de formation générale à l’échelon régional et local pour les personnels affectés dans ces établissements, et de formations spécifiques pour les cadres participants à leur exécution à l’échelon de l’ENAP.
La mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances doit faire l’objet de formations générales et techniques en direction des personnels d’encadrement et des personnels assurant des fonctions d’administration générale. Ce thème est à développer tant dans le programme de formation continue de l’ENAP que dans les plans régionaux de formation.
S’agissant de la restauration collective (cuisine, mess, cantine, économat, services techniques), les agents doivent être formés aux règles et normes de l’hygiène alimentaire. Il s’agit de permettre aux agents concernés de connaître et d’appliquer quotidiennement ces différentes techniques et procédures et d’y sensibiliser la main d’œuvre pénale concernée.
Compte tenu de l’évolution forte des modes d’intervention de la fonction technique, et dans le prolongement de la réforme du statut des personnels techniques, il convient de permettre à ces agents d’assurer leurs missions et responsabilités nouvelles et de veiller à leur niveau de technicité par la mise en place d’actions de formation adaptées.
Je vous remercie de bien vouloir assurer la plus large diffusion de la présente circulaire aux services et personnels relevant de votre autorité et de m’informer, sous le présent timbre, de toutes difficultés éventuelles à l’occasion de sa mise en oeuvre.

Le garde des sceaux,
ministre de la justice,
par délégation :
Le sous-directeur
des ressources humaines et des relations sociales,
J. CHARBONNIAUD