Note AP, 13 novembre 1985 - Communication aux détenus de documents administratifs

Référence R0002
note AP 85-31 G 1 du 13 novembre 1985
Ministère de la Justice - Direction de l’Administration Pénitentiaire

Accès aux documents administratifs ; dossier individuel ; dossier médical ; dossier d’orientation ; dossier social ; DPS ; transfèrement ; isolement ; LC ; interdiction de séjour ; expulsion ; procédure disciplinaire du détenu ; CADA des EP communication des documents administratifs ; bilan de santé individuel ; fiche épidémiologique ; notice d’orientation ; dossier socio éducatif ; détenu particulièrement signalé ; changement d’affectation ; isolement de nuit ; libération conditionnelle ; liberté conditionnelle ; commission d’accès aux documents administratifs

loi 1978-07-17 (1386) ; loi 1979-07-12
arrêté 1982-02-28 (1970) ; note DAP 1987-11-10 (0497) ; circulaire DAP 1986-02-24 (0001) ; complété par note DAP 1989-03-01 (0417)

BULLETIN OFFICIEL DU MINISTERE DE LA JUSTICE

No 20 du 31 décembre 1985.
Circulaire AP 85-31 G1 du 13 novembre 1985.
Communication aux détenus de documents administratifs.
Administration pénitentiaire, organisation - Détenu.

Réf. : A 62.

Les lois du 17 juillet 1978 et du 11 juillet 1979 (respectivement publiées au JO du 18 juillet 1978 et du 12 juillet 1979) ont établi le principe de la libre communication aux administrés des documents nominatifs les concernant et celle des documents de caractère non nominatif, à l’exception toutefois de ceux d’entre eux qui entrent dans l’une des catégories visées à l’article 6 de la loi de 1978 et dans l’arrêté du 5 février 1982 pris en application dudit article (arrêté publié au JO du 28 février 1982).

Dans l’hypothèse où une administration aurait refusé la communication d’un document, le législateur a prévu la possibilité pour le requérant de saisir la commission d’accès aux documents administratifs qui est alors chargée d’émettre un avis sur l’affaire considérée.

Si celui-ci ne revêt pas le caractère de la chose jugée, il n’en demeure pas moins qu’il est susceptible de constituer un moyen de défense dans le cadre d’un recours contentieux formé à l’occasion de l’inobservation de la loi sur le libre accès.

Le rappel de ces considérations amène à fixer les conditions d’application au sein de l’administration pénitentiaire, et plus particulièrement à l’égard des détenus, des dispositions des lois précitées.

Ainsi, dans l’hypothèse où un détenu formulerait une requête visant à obtenir la communication d’un document administratif, vous aurez soin de vous conformer aux dispositions suivantes qui déterminent les documents concernés par les présentes instructions

(I), les personnes susceptibles d’obtenir leur communication

(II),les critères retenus pour apprécier leur caractère communicable

(III), les modalités de la communication

(IV)la procédure à suivre en cas de demande de renseignements émanant de la Commission d’accès aux documents administratifs (V).

SECTION I Domaine d’application

ARTICLE PREMIER. — Les documents de nature administrative de caractère nominatif ou non nominatif émanant de l’Administration pénitentiaire sont seuls concernés par la présente circulaire.

En conséquence, les services de l’Administration pénitentiaire sont incompétents à l’égard de toute requête visant à la communication d’un document de nature non administrative ou émis par une autre administration.

ARTICLE 2. — Doivent être considérés comme appartenant à la catégorie des documents administratifs, non nominatifs, les documents revêtant la forme d’un dossier, d’un rapport, d’une étude, d’un compte rendu, d’un procès-verbal, d’une statistique, d’une directive, d’une instruction, d’une circulaire, d’une note, d’un avis, d’une précision, d’une décision, sans que cette liste soit exhaustive.

Sont également classées dans cette catégorie les réponses ministérielles comportant une interprétation de droit positif ou une description des procédures administratives.

ARTICLE 3. — Les documents de nature administrative à caractère nominatif sont ceux qui comportent une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes nommément désignées ou aisément identifiables.

SECTION II Personnes habilitées à demander la communication

ARTICLE 4. — Les documents administratifs non nominatifs sont, par principe, et selon les critères définis aux articles 6 et 7 de la présente circulaire, communicables à toute personne, même détenue.

ARTICLE 5. — Les documents administratifs nominatifs sont communicables aux seules personnes concernées par ceux-ci ou à leur mandataire expressément désigné.

En conséquence, est irrecevable la requête formulée par un détenu ou son mandataire portant sur des documents nominatifs ne le concernant pas, tels que notamment les enquêtes relatives aux personnes qui sollicitent la délivrance d’un permis de visite.

Les dispositions du présent article s’appliquent aux détenus mais également aux personnes incarcérées qui ont été libérées.

SECTION III Critères de communication

Paragraphe 1. — A l’égard des documents non nominatifs.

ARTICLE 6. — En application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, les documents non nominatifs sont par principe communicables.

C’est ainsi qu’ont déjà été communiqués les documents visés à l’annexe 1 de la présente circulaire.

En conséquence le chef d’établissement doit réserver une suite favorable aux demandes de communication portant sur l’un des documents visés à l’annexe 1 de la présente circulaire.

ARTICLE 7. — Toutefois, en application de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, il y a lieu de considérer que tout document comportant des indications relatives à la sécurité des personnes ou des établissements, notamment ceux qui précisent ou décrivent les dispositions à prendre ou les instructions à observer en cette matière sont incommunicables aux détenus.

C’est ainsi qu’afin d’éviter des divergences d’interprétation, le chef d’établissement transmet sans délai au bureau de l’Individualisation toute demande de communication portant sur un document autre que l’un de ceux visés à l’annexe 1 de la présente circulaire.

Paragraphe 2. — A l’égard des documents nominatifs.

A. Le dossier individuel.

ARTICLE 8. — Le terme de <> désigne tout document visé au premier alinéa de l’article D. 155 et aux articles D. 156 et suivants du Code de procédure pénale.

ARTICLE 9. — Les documents visés aux articles D. 157 et D. 158 du Code de procédure pénale, qui sont de nature judiciaire, ne peuvent être communiqués sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978.

Toutefois, leur nature ne saurait faire obstacle à leur communication, sur décision de l’autorité judiciaire compétente pour l’ordonner (juge d’application des peines pour la communication éventuelle des décisions relevant de sa compétence ; selon le cas, procureur de la République ou procureur général pour les pièces de procédure,article R. 155 du Code de procédure pénale).

ARTICLE 10. — En application de l’article 6 bis de la loi du 17 juillet 1978, la partie médicale de son dossier est communicable au détenu selon les modalités définies plus particulièrement à l’article 20 de la présente circulaire.

ARTICLE 11. — En application de l’article 6 bis de la loi du 17 juillet 1978, la partie sociale de son dossier est communicable au détenu selon les modalités définies à l’article 21 de la présente circulaire.

ARTICLE 12. — Le bureau de l’Individualisation est saisi sans délai de toute demande de communication portant sur la cote d’observation.

ARTICLE 13. — Le bureau de l’Individualisation est saisi sans délai de toute demande de communication portant sur la partie pénitentiaire, à l’exception toutefois des documents suivants dontla remise :

1o Est refusée par le chef d’établissement, sans l’avis préalable du bureau G 1, aux motifs qu’elle est de nature à mettre en cause la sécurité publique (art. 6 de la loi du 17 juillet 1978)ou celle des personnes collaborant au service public de la justice(arrêté du 5 février 1982) et qui sont :

les documents relatifs à l’inscription d’un détenu au répertoire des détenus particulièrement signalés ou à son retrait ; la notice d’orientation ; les pièces contenues dans le dossier du Centre national d’observation ; les propositions de transfèrement.

2o Est effectuée, sans l’avis préalable du bureau G 1, par le chef d’établissement dans la mesure où ils ont déjà été notifiés au détenu concerné ; il en est ainsi notamment du formulaire de rejet d’une demande de transfèrement, du double d’une lettre adressée au détenu par un service ou un bureau de la Chancellerie et destiné à l’information du chef d’établissement de l’imprimé relatif à la mise à l’isolement tel qu’il a été institué par la circulaire du 11 juin 1982 (art. 121 de la circulaire intitulée <>), des pièces concernant les procédures disciplinaires dont a fait l’objet le détenu, etc.

B. Dossier des détenus proposables à la libération conditionnelle.

ARTICLE 14. — Le terme de <> s’entend des pièces établies en faveur des condamnés réunissant les conditions de proposabilité à cette mesure, qui sont classées dans le document visé au deuxième alinéa de l’article D. 155 du Code de procédure pénale.

ARTICLE 15. — En raison des risques que sa communication pourrait faire porter à la sécurité publique ou à celle des personnes collaborant au service public de la Justice, il importe que toute demande de communication portant sur le dossier défini à l’article 14 de la présente circulaire soit transmise sans délai, pour attribution, à la division du Milieu ouvert, section de la Libération conditionnelle (GH 3).

C. Autres dossiers particuliers.

ARTICLE 16. — Les documents contenus dans les dossiers particuliers ouverts en application du deuxième alinéa de l’article D. 155 du Code de procédure pénale, pour les détenus interdits de séjour, les étrangers passibles d’expulsion, sont communicables.

En revanche, les demandes de communication portant sur les pièces classées dans le dossier des libérations ayant à satisfaire à des obligations militaires sont transmises sans retard au bureau de l’individualisation et des régimes de détention (G 1).

SECTION IV Modalités d’accès aux documents

ARTICLE 17. — La requête d’un détenu visant à obtenir un des documents définis aux articles 1, 2 et 3 est instruite dans un délai maximum de deux mois, le défaut de réponse au-delà de cette période valant décision de refus (art. 7 de la loi du 17 juillet 1978).

ARTICLE 18. — La requête est instruite par l’autorité saisie selon les principes édictés aux articles contenus dans la section III de la présente circulaire.

Outre les cas mentionnés aux articles 7, 12, 13, 15 et 16 et dans l’hypothèse où l’autorité saisie éprouverait des difficultés pour déterminer la suite à réserver à la demande de communication portant sur des documents nominatifs, elle saisira, selon leur compétence, le bureau de l’individualisation et des régimes de détention (G 1) ou la division du Milieu ouvert, section de la Libération conditionnelle (GH 3), en adressant copie des documents considérés. Elle informera par écrit le requérant de cette transmission.

En tout état de cause, toute décision de refus de communication est notifiée par écrit à l’intéressé (art. 7 de la loi du 17 juillet 1978) avec indication du motif.

ARTICLE 19. — L’accès à un document administratif dont la communication a été autorisée est constitué au choix du détenu :

• soit par la consultation dudit document par le requérant en la présence d’un agent ;
  
• soit par la reproduction complète dudit document en un seul exemplaire aux frais du requérant.

  Ces copies seront délivrées au prix indiqué par l’arrêté du ministère du Budget du 23 mai 1980, soit actuellement 1,00 F par page. Les sommes reçues en paiement, qui pour un détenu seront prélevées sur la part disponible de son compte nominatif, seront imputées au compte 769. Elles devront être reversées au Trésor(compte 882). Les récépissés roses seront adressés sous son timbre au bureau des Affaires économiques, financières et du contentieux (bureau H 3) en vue du rétablissement de ces fonds au budget général.

  Dans l’hypothèse où l’état matériel de l’original ne permettrait pas l’établissement d’une copie de bonne qualité, il conviendra d’informer l’intéressé avant de réaliser cette reproduction.

  ARTICLE 20. — La communication des pièces contenues dans la partie médicale du dossier individuel (art. 10 de la présente circulaire) doit obligatoirement s’effectuer par l’entremise d’un médecin de l’Administration pénitentiaire.

  ARTICLE 21. — La communication des pièces contenues dans la partie sociale du dossier s’effectue par l’intermédiaire d’un membre du service socio-éducatif de l’établissement.

  ARTICLE 22. — L’application des présentes instructions ne saurait en aucun cas faire obstacle au droit ouvert au détenu par l’article 7 de la loi du 17 juillet 1978 de saisir directement la commission d’accès aux documents administratifs.

  SECTION V Dispositions diverses

  ARTICLE 23. — Dans l’hypothèse où la commission d’accès aux documents administratifs adresserait aux services extérieurs une demande de renseignements dans le cadre de la procédure d’examen d’une requête, ceux-ci auront soin de saisir pour attribution ,l’Administration centrale et d’en informer ladite commission.

  Le directeur de l’Administration pénitentiaire, Myriam EZRATTY.

  ANNEXE

  Circulaires de l’Administration pénitentiaire ayant été communiquées.

  En matière de correspondance :
  

• circulaire P 392 du 17 mars 1969 : vente de timbres-poste en cantine ;
  
• circulaire P 392 du 9 juillet 1973 : envoi de timbres aux détenus ;
  
• circulaire B 25 du 26 mai 1975 : relative aux aménagements généraux aux régimes de détention et diversification des régimes d’exécution des peines ;
  
• circulaire V 111 du 11 juillet 1977 : correspondances et visites entre éducateurs de l’Administration pénitentiaire et les détenus ;
  
• circulaire P 3 du 15 octobre 1979 : correspondance des détenus ;
  
• circulaire AP 80-2, P 3 et P 61 du 15 novembre 1980 : correspondance des détenus ;
  
• circulaire P 3 et P 61 du 2 février 1983 : correspondance des détenus avec le Président de la République et les autres autorités administratives et judiciaires ;
  
• circulaire du 28 janvier 1983 : nouvelle réglementation instituée par le décret 83-48 en date du 26 janvier 1983.

  En ce qui concerne les détenus particulièrement signalés : circulaire K 15 du 29 mars 1971 : détenus particulièrement signalés ;
  

• circulaire K 15 du 19 mai 1980 : instruction interministérielle relative au fonctionnement du répertoire des détenus particulièrement signalés ;
  
• circulaire K 15 du 26 juillet 1983 : fonctionnement du répertoire des DPS.

  En matière de journaux et périodiques :
  

• circulaire N 44 et N 46 du 10 janvier 1978 : contrôle des publications destinées aux détenus ;
  
• circulaire AP 83-18 du 16 novembre 1983 : contrôle des journaux et des publications rédigés par les détenus.

  En matière de procédure disciplinaire : circulaire AP 72-6 du 18 décembre 1972 : imprimé concernant la procédure disciplinaire.

  En matière de régime de détention :
  

• circulaire B 25 du 26 mai 1975 : aménagements généraux aux régimes de détention et diversification des régimes d’exécution des peines ;
  
• circulaire H 84 du 26 décembre 1975 : institution des nouvelles catégories de réductions de peines (art. 721-1 et 729-1 du Code de procédure pénale) ;
  
• circulaire du 28 janvier 1983 : nouvelle réglementation instituée par le décret 83-48 en date du 26 janvier 1983 : règlement intérieur d’un établissement pénitentiaire ;
  
• circulaire F 63 du 26 janvier 1984 : tenue vestimentaire des détenus placés au quartier disciplinaire ;
  
• circulaire AP 84-60 G 2 du 6 juillet 1984 : l’exercice des contraintes par corps.